De conversie is tijdens een migratie van een ZIS/EPD één van de belangrijkste onderdelen, maar kent daarentegen vele valkuilen. Het is van groot belang dat de conversie juist wordt uitgevoerd en voldoet aan de hoogste eisen:

  • Voor niet-academische ziekenhuizen geldt een verplichting vanuit de wetgever om medische gegevens van patiënten 15 jaar, of zoveel langer als uit de zorg noodzakelijk is en voortvloeit, te bewaren (zogenaamde bewaarplicht). Voor academische ziekenhuizen geldt een langere bewaarplicht.
  • Er is een verplichting vanuit de wetgever om financiële gegevens 8 jaar te bewaren.
  • Vanuit patiëntveiligheid en veilige behandeling is het noodzakelijk te zorgen dat de dossiers en medicatie van patiënten compleet zijn en inzichtelijk voor de betreffende behandelaren.
  • Toekomstige behandelingen, die reeds gepland staan moeten 1 op 1 door kunnen lopen, zonder dat er dataverlies optreedt.
  • Vanuit financieel perspectief moeten alle financiële componenten (verrichtingen en DBC’s) zijn overgenomen. Dit geldt voor zowel de afgesloten als nog openstaande componenten. Voor de openstaande componenten geldt dat de gegevens wel 100% compleet moeten zijn om te zorgen voor de continuïteit in financiële stromen.

Het is niet eenvoudig al deze verschillende datastromen op een juiste manier naar 1 nieuw systeem te brengen.

Knelpunten overwinnen

Technisch

  • De infrastructuur van de conversie bepaalt de snelheid en de performance tijdens livegang
    Er is een onderbreking in informatievoorziening en – verwerking in het ziekenhuis gedurende de livegang van het nieuwe systeem. Het is dus van groot belang deze onderbreking zo kort mogelijk te laten zijn.
  • Secure verbinding
    Er zijn zeer veel partijen betrokken bij het converteren van data. Om te zorgen dat al deze partijen toegang hebben tot de brondata en kunnen zorgen dat de data wordt geconverteerd naar het formaat dat nodig is, is het noodzakelijk dat er een secure verbinding is naar de verschillende bronsystemen van buitenaf. Dit bepaalt mede het ontwerp van de infrastructuur ten behoeve van de conversie.
  • Data opslag
    Het gaat bij conversie om grote hoeveelheden data. Deze grote hoeveelheden moeten zo efficiënt mogelijk worden opgeslagen. De wijze van opslag heeft grote invloed op de doorvoersnelheid en daarmee snelheid van de migratie tijdens livegang.
  • Scheiding
    Functiescheiding en verantwoordelijkheden tijdens de conversie zorgen dat er verschillende servers of gescheiden delen zijn binnen het migratieschema. Het gaat hierbij om de scheiding tussen bron, conversieprogrammatuur, staging (tussenopslag vanwaar het doelsysteem (nieuwe systeem) wordt gevuld), nieuw systeem, test en acceptatie omgeving. De verschillende onderdelen moeten probleemloos met elkaar kunnen communiceren.

Data technisch

  • Satusvertaling
    In de bronsystemen wordt de data op een geheel andere wijze opgeslagen als in het doelsysteem. De vertaling van de data van het bronsysteem naar het doelsysteem is een uitdaging. De grootste hierbij is om de data die nog onderhevig is aan veranderingen te kunnen muteren in het nieuwe systeem. Hier is vooral de statusvertaling tussen de systemen van groot belang.
  • Leidende en redundante gegevens
    Bij het samengaan van meerdere systemen naar 1 systeem is het van groot belang goed om te gaan met redundante gegevens. Hierbij moet een besluit genomen worden welke bron leidend is en van waaruit de gegevens worden gehaald. Dit betekent dat er vanuit andere systemen data verloren gaat die als het goed is niet meer van belang is, omdat het leidende bronsysteem de laatst overeengekomen data bevat. Er kan worden besloten de niet leidende bronsystemen ook data te laten aanleveren, waarbij via mutatielogging nog is te achterhalen welke data in het betreffende bronsysteem beschikbaar was. Deze laatste methode (mutatielogging) wordt vaak niet toegepast i.v.m. het feit dat doelsysteem het niet ondersteund in de conversie en dat het enorm complex is deze data op te slaan.
  • Vertaaltabellen
    De processen in de bronsystemen zijn anders dan in het doelsysteem. Het is van belang de processen in de bronsystemen te kennen om de data uit de bronsystemen op waarde te kunnen schatten en goed te vertalen naar het doelsysteem. Hierbij zijn diverse vertaaltabellen nodig die toegevoegd moeten worden in het conversieproces.Documenteren
    Als laatste is van groot belang de conversie te documenteren. Het is noodzakelijk om achteraf te kunnen vaststellen hoe het proces is gelopen.

Organisatorisch

  • Stakeholders
    Er zijn zeer veel stakeholders in het conversieproces die allen een eigen belang hebben. Het is ontzettend belangrijk de stakeholders te kennen en daarbij het belang van de stakeholder te weten.
  • Vastleggen
    Alle besluiten moeten worden vastgelegd. Dit moet om de verschillende stakeholders informatie te verschaffen over het conversieproces en daarbij de verwachtingen goed te managen. De besluiten zijn ook de basis voor de accountant om achteraf vast te stellen of de conversie voldoet aan de normstellingen en gestelde eisen.
  • Afstemming
    Het conversieproces is een niet op zichzelf staand proces, maar is integraal onderdeel van de migratie. Op het technisch vlak zijn er raakvlakken met koppelingen/interfaces deelproject en de werkplek uitrol en technische uitrol van het systeem. Om dit goed te laten verlopen moet er goede afstemming plaatsvinden tussen de deelsystemen. Lees ook: Implementatiebegeleiding ZIS HagaZiekenhuis.

Projectmatig

Het is van groot belang zeer vroeg in het project ‘Nieuw EPD/ZIS’ te starten met conversie. Het kost veel tijd om alle partijen op 1 lijn te krijgen, vast te stellen hoe de conversie precies geregeld moet worden in technisch, data technische en organisatorische zin. Conversie moet ook echt projectmatig worden aangevlogen, waarbij de nadruk op testen moet liggen. Hier dient dan ook veel tijd in gestoken te worden, met als doel te zorgen dat de organisatie weet wat men kan verwachten en dat duidelijk is dat het juiste wordt geconverteerd.

Bostec methodiek

Bostec heeft veel ervaring in het managen van dit soort projecten en hanteert hier haar eigen methodiek in. Templates en tooling zijn beschikbaar om het project conversie binnen het project ‘Nieuw EPD/ZIS’ tot een goed einde te brengen. De templates en tooling zijn er op gericht om het risico tot het ontstaan van de knelpunten te verminderen. Standaardisatie hiervan zorgt dat er volgens een standaardproces wordt gewerkt. Dit leidt tot een hogere kwaliteit met minder risico.

Het hanteren van de templates en tooling vergt uitgebreide kennis van het conversieproces en sturing hierop. Hierbij is ervaring op het niveau van projectleider of conversieconsultant vereist.

Wilt u een meer weten over ZIS/EPd migratie, neem dan contact met mij op. 

Edwin van Putten
Sr. Business Consultant
T. 06 55 70 86 97