Alrijne-ziekenhuisPer 1 januari 2015 zijn het Diaconessenhuis en Rijnland Ziekenhuis gefuseerd en gaan samen verder onder de naam Alrijne Zorggroep. Om alle patiëntdata samen te brengen op één plek en de processen in de ziekenhuizen gelijk te trekken implementeert Alrijne een nieuw ZIS/EPD. Vanuit HiX (het nieuwe ZIS/EPD) zijn diverse applicaties gekoppeld, welke specifieke functionaliteiten bieden die niet door HiX worden geboden.

Alle patiëntgegevens op één plaats

Medisch specialisten, verpleegkundigen en andere zorgverleners vinden alle patiëntgegevens op één plaats, of het nu gaat om radiologiebeelden, labuitslagen, voorgeschreven medicatie of behandelplannen. Ze hoeven niet langer in te loggen in meerdere applicaties om data in te zien of handelingen te verrichten, zoals het aanvragen van medicatie. Door de koppelingen worden de gegevens die nodig zijn in andere applicaties, geautomatiseerd daar naar overgezet. Dat bespaart tijd en het verlaagt de foutkans.

Op termijn zal HiX ook als basis worden gebruikt voor een patiëntportaal. Omdat de technische migratie van de vele onderliggende systemen naar één centraal ZIS/EPD specialistenwerk is, ondersteunt Bostec Alrijne bij dit project. Zo weet Alrijne zeker dat deadlines worden gehaald en het project binnen begroting blijft.

Alrijne-ziekenhuis Alrijne Ziekenhuis is onderdeel van Alrijne Zorggroep, waaronder ook de Verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn vallen. Bij Alrijne Zorggroep werken ruim 3800 medewerkers. Alrijne Ziekenhuis heeft 770 bedden, verdeeld over de drie ziekenhuislocaties in Leiden, Leiderdorp en Alphen aan den Rijn en er zijn 240 medisch specialisten werkzaam.

Alrijne Ziekenhuis is een fusieziekenhuis bestaande uit het Diaconessenhuis Leiden en het Rijnland Ziekenhuis. Rijnland Ziekenhuis is in het verleden ontstaan uit het Sint Elisabeth Ziekenhuis en de uitgegroeide praktijk in Alphen aan den Rijn van doctor Willem van Wermeskerken.

Deze drie historische initiatieven vormen samen met de verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn, de ruggengraat van de nieuwe organisatie van Alrijne Zorggroep per januari 2015.

Achtergrond van de opdracht

Alrijne kent een groot aantal systemen, waarbinnen informatie wordt opgeslagen over patiënten. Dit zorgt voor een grote versnippering van het dossier van de patiënt en bemoeilijkt het behandelproces. Informatie is niet op één plaats aanwezig.

Alrijne heeft daarom het AHOI programma opgesteld, waarbinnen is besloten over te gaan naar één ZIS (Zorg Informatie System).

Omschrijving van de opdracht

  • Livegang Chipsoft HiX op 25 november 2016.
  • Breng alle relevante data met in achtneming van wet- en regelgeving samen in het nieuwe systeem HiX van Chipsoft, zodanig dat alle relevante patiëntdata in één systeem beschikbaar zijn. Naast de bekende bronsystemen EZIS (gevoerd in Leiden) en xCare (gevoerd in Leiderdorp en Alphen a/d Rijn) dient er een onderzoek gedaan te worden naar nog andere systemen die mogelijk belangrijke relevante data bevatten die in HiX geïntegreerd moeten worden.
  • De uiteindelijke opdracht is om te zorgen dat 25 november 2016 HiX gevuld is met de juiste historische data en reeds geplande behandelingen van patiënten. Hierbij is het doel dat het ziekenhuis haar productie in de eerste week na livegang weer naar nominaal kan brengen.

Uitvoering

Het traject heeft bestaan uit volgende onderdelen:

  1. Onderzoek naar bronnen van data en besluiten welke systemen meegaan in de conversie.
  2. Opzetten van het technisch platform van conversie.
  3. Ontwerp (inhoudelijk) van de conversieprogrammatuur.
  4. Contracteren en contractmanagement van de leveranciers, die zorgen dat de data wordt aangeleverd.
  5. Opstellen testtraject conversie, inclusief diverse tussenlevering t.b.v. doortesten van de aanleveringen.
  6. Voorbereiding en planning van de migratie.
  7. Realisatie migratie.

Conversie is het belangrijkste onderdeel van de implementatie van een ZIS in een ziekenhuis. Het is wettelijk vereist dat data van patiënten 15 jaar beschikbaar en raadpleegbaar blijft en dat financiële data 8 jaar aanwezig is.

Naast conversie is input geleverd ten aanzien van de inrichting van de HiX-suite.

Inhoudelijke kennis van het opzetten van een dergelijk omvangrijk project is hierbij een vereiste. Bostec heeft de inhoudelijke kennis voor het succesvol uitvoeren van het traject ingebracht.

Resultaat

  • 25 november 2016 is Alrijne succesvol live gegaan met haar nieuwe ZIS/EPD, HiX van Chipsoft.
  • Er is een inhoudelijke toetsing opgesteld van het go-live moment ingezoomd op:
    • Juistheid
    • Volledigheid
    • Integriteit
    • Controleerbaarheid
  • Draaiboek go-live heeft gefunctioneerd en is goed doorlopen. Hierdoor is er een gecontroleerde migratie gerealiseerd, die traceerbaar en controleerbaar is.
  • Alle data die in scope was van het project is in HiX aanwijsbaar terug te vinden. Er zijn geen knelpunten ontstaan door dataverlies.
  • Het ziekenhuis kon vanaf 25 november 2016 haar geplande productie halen en was in 1 week weer op nominale productie (gepland).
  • 8 systemen zijn gemigreerd naar het nieuwe zorgsysteem en zorgen hierdoor voor een verbetering op de exploitatiebegroting.