De coöperatie DELA is een organisatie die uitvaarten op maat verzorgt. Om een mooie en persoonlijke uitvaart te realiseren moet er in een korte en emotionele periode veel geregeld worden. Om dit alles in goede banen te leiden beschikt DELA over zeer kundige uitvaartverzorgers en een aantal ondersteunende diensten. Zij werken nauw samen om de nabestaande zoveel mogelijk te ontlasten en op een waardige manier afscheid te laten nemen.

Tijdbesparing en minder frustraties

De aanleiding van de opdracht was dat er bij het regelen van een uitvaart veel verstoringen ervaren werden. Waardoor het regelen meer tijd kost dan nodig en daarnaast ook nog veel frustratie oplevert.

Bostec werd gevraagd om de knelpunten binnen het proces in kaart te brengen en daarbij de mogelijke oplossingen aan te dragen.

‘Wij kijken buiten de gestelde kaders naar de problematiek, waardoor er andere inzichten ontstaan dan wanneer er vanuit de huidige situatie wordt beredeneerd’

Samen op zoek naar onderliggende oorzaken

Vanuit onze expertise op het gebied van procesanalyse is ons gevraagd om invulling te geven aan de opdracht. Hiervoor zijn alle uitvaartverzorgers geïnterviewd en hebben we enkele uitvaartverzorgers gevolgd om zelf de knelpunten te kunnen ervaren.

Verder is onze meerwaarde om samen met de mensen uit de operatie op ontdekking te gaan waardoor onderliggende oorzaken boven water komen. Hierbij kijken we buiten de gestelde kaders naar de problematiek, waardoor er andere inzichten ontstaan dan wanneer er vanuit de huidige situatie wordt beredeneerd.

De knelpunten en hun oplossing

Er is een overzicht samengesteld waarin alle geïnventariseerde knelpunten gecategoriseerd en geprioriteerd zijn in samenspraak met de medewerkers en regionaal manager. Per categorie zijn er adviezen uitgebracht waarmee de knelpunten opgelost konden worden. Hierna zijn er met de manager vervolgacties in gang gezet waarbij een aantal knelpunt zelf zijn opgepakt.

De belangrijkste knelpunten waren:

  • De lange reistijd.
  • De grote verschillen in het voortgangspercentage (# geregelde uitvaarten tot op dat moment/ # te regelen uitvaarten per jaar).

Voor de oplossing werd eerst een analyse gedaan voor onderstaande zaken, waarna voor deze knelpunten een oplossing is bedacht en geïmplementeerd:

  • Concentratiespreiding van meldingen
  • Formatiespreiding
  • Optimaliseren van verdeling uitvaartverzorgers met een Linear Programming model
  • Roostermethodiek

Met behulp van de output van deze analyse is een optimale indeling van uitvaartverzorgers over de regio bepaald.

Ter ondersteuning van het roosterproces is er als onderdeel van de opdracht een tool ontwikkeld waar deze optimale verdeling als input dient en waar ook het voortgangspercentage in meegenomen is. Hierdoor zal de reistijd naar verwachting aanzienlijk worden verkort.

Ervaart u storingen binnen uw processen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via office@bostec.nl of +31 88 988 93 00.