Ambulancezorg Groningen is erop gericht om -samen met de ketenpartnersop tijd de juiste (acute of geplande) zorg te leveren aan individuele inwoners en bezoekers van de provincie Groningen. Zij doen dit vanuit 13 ambulanceposten binnen de provincie. Hierbij moeten zij voldoen aan de landelijke norm om bij 95% van de spoedritten (in geval van acute, levensbedreigende situaties) de responstijd binnen de 15 minuten te houden.

Onvrede rooster

Ambulancezorg Groningen is al enkele jaren bezig met het optimaliseren van de inzet van medewerkers. Verschillende factoren in het verleden, zoals een lage bezetting, uitzendkrachten en zaken als verzuim, verlof en educatie hebben tot een suboptimale planning geleid. Deze factoren zijn (projectmatig) aangepakt en verbeterd. Maar ondanks meerdere initiatieven ten behoeve van verbetering, bestaat er nog steeds onvrede over het roosteren binnen de organisatie.

Bostec is gevraagd om het fte-overzicht te analyseren, een vergelijking te maken tussen de werkelijke situatie en het fte-overzicht en advies te geven voor verbetering van de manier van roosteren.

‘De aanpak is gestoeld op de drie niveaus van planning te weten: Strategische, tactische en operationeel’

Gemeenschappelijk resultaat

Vanuit de expertise op het gebied van capaciteitsplanning binnen de zorg is Bostec gevraagd om invulling te geven aan de opdracht. De aanpak van Bostec is gestoeld op de 3 niveaus van planning te weten: Strategische, tactische en operationeel.

Vervolgens is de informatie op een objectieve werkwijze verwerkt en beoordeeld. Is er draagvlak gerealiseerd door zowel de operatie als het management te betrekken bij het onderzoeken is er een gemeenschappelijk resultaat ontstaan.

Als laatste heeft Bostec buiten de gesteld kaders naar de problematiek gekeken, waardoor er andere inzichten ontstonden dan wanneer er vanuit de huidige situatie zou worden beredeneerd.

Het resultaat

  • Een gewijzigde versie van het fte-overzicht (strategisch niveau).
  • Een advies om het fte-overzicht uit te breiden met de tactische laag van planning.
  • Op elk niveau van planning is een buffer geadviseerd:
    • Strategisch: 2% extra capaciteit boven op de netto vraag.
    • Tactisch: Ca. 20% medewerkers zonder vaste roosterlijn.
    • Operationeel: Realiseren van een stand-by pool. Hierbij de reservediensten uit faseren.

De meerwaarde van het ‘nieuwe’ roosteren

Bostec heeft samen met de organisatie geconstateerd dat er voldoende aanleiding is om de manier van roosteren te herzien. Geadviseerd is om het roosterproces als een zeer belangrijk proces te positioneren. Een standaardisatie tussen de verschillende posten, waarbij uitwisseling van capaciteit tussen de posten mogelijk gemaakt moet worden, zal de organisatie verder helpen in de optimalisatie van het rooster. De doorontwikkeling en implementatie zal waarschijnlijk leiden tot minder mutaties in het roosteroverzicht, meer rust in de planning, grotere eigen keuze voor de medewerker en een standaard regio brede manier van roosteren.

Hierbij is het belangrijk om de gehele organisatie mee te nemen om zo te zorgen dat door de betrokkenheid iedereen inziet dat het ‘nieuwe’ roosteren een grote meerwaarde heeft om aan zoveel mogelijk wensen van medewerkers te voldoen.

Wilt u weten wat Bostec voor u kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via office@bostec.nl of +31 88 988 93 00.