Operatieafdelingen beschikken over meerdere operatiekamers, die na gebruik (dagelijks) bevoorraad worden. Hierbij betreft het zowel hoogwaardige, als laagwaardige artikelen. Deze laatste worden gekenmerkt door een relatief lage prijs met een frequent verbruik. Voorbeelden hiervan zijn infuusmaterialen, verbandmiddelen en hechtmateriaal. Deze materialen worden opgeslagen in een afdelingsmagazijn en zijn afkomstig van leveranciers, eventueel met tussenkomst van een centraal ziekenhuismagazijn. Dit soort artikelen kunnen kritiek zijn om goede en veilige patiëntenzorg te kunnen leveren. Het kan niet zo zijn dat een operatie moet worden geannuleerd omdat materiaal ontbreekt, maar het gebeurt wel!

Logistieke gatenkaas

Op operatieafdelingen werken OK-medewerkers die op de gewenste tijd en plaats moeten kunnen beschikken over het benodigde materiaal Full Article. Een veel gehoorde klacht is dat materialen niet voorradig zijn. OK-medewerkers lossen dit op door contact op te nemen met afdeling inkoop, door een alternatief product te pakken (andere maat) of door het materiaal ergens anders vandaan te halen (bijvoorbeeld op de intensive care). Het regelen hiervan kost veel tijd en er zijn situaties bekend waarbij de patiënt al onder anesthesie is en dan pas opgemerkt wordt dat materiaal niet voor handen is of niet goed werkt. Dit laatste gebeurt ondanks de richtlijnen van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), waarbij tijdens stopmomenten voorafgaand aan het operatieve proces gecontroleerd moet worden of materialen aanwezig zijn en naar behoren functioneren. Deze procedures zijn wel aanwezig op de operatieafdelingen, maar de uitvoering laat vaak nog te wensen over.

Als alle systemen zo functioneren dat een (alternatief) artikel altijd voorhanden is, zal de patiënt er geen last van hebben en kan de operatie doorgaan. Er zijn op dat moment voldoende barrières om te voorkomen dat de patiënt er nadeel aan ondervindt. Op het moment dat alle barrières “gaten” vertonen, kan het zo zijn dat een operatie uitgesteld moet worden, geannuleerd moet worden of een patiënt onder anesthesie weer wakker gemaakt moet worden.

Zorg voor communicatie

Dat materialen niet op het juiste moment voorradig zijn heeft te maken met vele factoren. Zo kan het voorkomen dat een artikel niet besteld is. Bijvoorbeeld in een handmatig bestelproces omdat de bestelverantwoordelijke hier niet van op de hoogte is of omdat deze het vergeten is. Ook kan het voorkomen dat een artikel (tijdelijk) niet meer geleverd kan worden door de leverancier. Op zo’n moment zou het wenselijk zijn om een, door de gebruiker geschikt bevonden, alternatief geleverd te krijgen. Communicatie tussen leverancier, afdeling inkoop en de gebruiker is hierbij essentieel.

Andere oorzaken die ervoor zorgen dat een artikel niet voorradig is, is dat het verbruik onverwachts is toegenomen, het onduidelijk is wie de verantwoordelijkheid heeft voor het bestellen van het artikel of dat de levertijd anders is als verwacht of als noodzakelijk is. Maar wellicht zijn er nog meer oorzaken van misgrijpen te bedenken.

Logistieke ontzorging

Door zo min mogelijk partijen (liefst 1) verantwoordelijk te houden voor magazijn en logistiek, wordt duidelijk wiens taak het is en wie benaderd kan worden in geval van problemen. Een manier om bestelproblemen op te lossen is door het bestelproces te automatiseren. Dr. van der Eem benoemde in zijn blog “Opa van der Eem wordt wakker” al dat wij in de zorg moeten blijven innoveren en hierbij voorbeelden kunnen nemen uit het bedrijfsleven.

Zo kan door middel van een barcode en een scanner een product rechtstreeks ingeboekt worden in het bestelsysteem. Nog verder gaat een feedbacksysteem in de schappen, die aangeeft dat het voorraadniveau van een artikel onder een bepaalde waarde daalt, zodat er op het juiste moment weer automatisch een nieuwe bestelling geplaatst wordt. Vergelijk dit met de Albert Heijn; waarbij een artikel direct weer besteld wordt als deze de kassa passeert. Daarnaast heeft het de voorkeur om de gebruikers met een dasboard inzicht te geven in de status van een artikel.

Als het te kostbaar is om te investeren in een geautomatiseerd bestelsysteem, dan kan met (visuele) aanpassingen kenbaar gemaakt worden dat een artikel besteld moet worden. In Lean- terminology wordt dit een kanbansysteem genoemd. Deze feedback is niet zo doeltreffend als een geautomatiseerd systeem, omdat er nog steeds (handmatige) acties gevraagd worden van de gebruikers. Zij moeten het artikel alsnog gaan bestellen of doorgeven aan de bestelverantwoordelijke dat het artikel besteld moet worden.

Risico omlaag en voorraad….

Het analyseren en optimaliseren van deze processen is wellicht een vak apart en operatieafdelingen geven hier niet de prioriteit aan om stappen in te nemen. Dit is logisch want OK- medewerkers moeten zich bezighouden met zorg voor de patiënt, in plaats van zorg voor logistiek. Als deze logistieke processen goed doordacht en ingeregeld zijn, kan de voorraad van sommige artikelen zelfs wellicht omlaag?! Dit lijkt spannend en tegenstrijdig met de huidige “misgrijp risico’s”, waarbij eerder de neiging is om de voorraden te verhogen dan te verlagen. Maar uit praktijkervaring blijkt dat bij een geoptimaliseerd proces het verlagen van voorraadniveaus mogelijk en nodig is, want voorraad is een vorm van verspilling.

Wilt u een keer over dit onderwerp van gedachten wisselen, neem dan contact met mij op. Ik ga graag het gesprek met u aan.

Martijn Hoogstraten
Adviseur Zorg & ICT
T. 06 54 72 80 48