Ja, daar zit je dan. Je moet innoveren en heel snel ook. Tegelijkertijd is je budget bijgesteld of zelfs flink geslonken. Je moet keuzes maken. En het project moet zo efficiënt mogelijk uitgevoerd worden om met zo min mogelijk kosten maximaal resultaat te halen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Innovatie brengt nu eenmaal onvoorspelbaarheid met zich mee en juist die onvoorspelbaarheid maakt het efficiënt managen van innovatieve projecten niet eenvoudig.
Waarom bekende projectaanpakken niet goed werken
Traditionele projectaanpakken, zoals PRINCE2, hebben moeite met onvoorspelbaarheid. Aan het begin van het project wordt een ‘programma van eisen’ opgesteld, waarin gedetailleerde kennis van de oplossing wordt verondersteld, terwijl die er in werkelijkheid nog niet is. Daarmee sta je eigenlijk al direct op het verkeerde been. Voortschrijdend inzicht wordt vervolgens beschouwd als tegenslag: het doorvoeren van wijzigingen gedurende het project kost meer tijd en geld dan verwacht.
Agile dan? Deze aanpak komt uit de software ontwikkeling en kan veel beter omgaan met onvoorspelbaarheid en voortschrijdend inzicht. Maar veel bedrijfsprocessen omvatten meer dan alleen software, terwijl de agile technieken niet direct vertaald kunnen worden in non-software projecten. Bij software kunnen wijzigingen relatief snel en tegen lage kosten doorgevoerd worden. Bij hardware ligt dat anders: een timmerman kan de plank wel korter zagen, maar niet langer.
De traditionele en agile aanpakken zijn niet verkeerd, maar moeten niet te dogmatisch worden toegepast. Beter is het om bepaalde ingrediënten uit deze aanpakken te gebruiken en de aanpak voor jouw project op maat te maken. Op basis van onze ervaring met innovatieve projecten geven we je een viertal tips die je kunt overwegen om op te nemen bij jouw project.
Tip 1: Last responsible moment
In plaats van alle ontwerpkeuzes zo snel mogelijk te maken, is het veel zinvoller om wel de belangrijkste keuzes in kaart te brengen, maar de knoop pas door te hakken op het moment dat de keuze uiterlijk gemaakt moet worden. Dit is de gedachte achter ‘last responsible moment’. Dit is geen uitstelgedrag, maar slim omgaan met tijd en informatie. Voorafgaand aan het keuzemoment wordt informatie verzameld, zodat op het moment dat de ontwerpkeuze uiterlijk gemaakt moet worden, die keuze gebaseerd kan worden op zo actueel en volledig mogelijke informatie.
Tip 2: Concept flexibility
Met ‘concept flexibility’ begin je met een zo breed mogelijke set aan opties, die geleidelijk aan smaller wordt. Hoe meer alternatieven er bedacht kunnen worden en hoe meer deze van elkaar verschillen, hoe groter de flexibiliteit in het project. Op het moment dat je een keuze moet maken, beschik je niet alleen over zo actueel en volledig mogelijke informatie, er valt dan ook nog iets te kiezen.
Tip 3: Early warning system
Elk innovatief project heeft een ‘early warning system’ nodig om voortschrijdend inzicht te kunnen ontdekken. Prototypes zijn een zeer sterk communicatiemiddel bij innovatie en zijn hier uitermate geschikt voor. Je kunt kiezen voor schetsen of kartonnen schaalmodellen of zelfs voor een uitvoering die daadwerkelijk in de operatie getest wordt. Belangrijkst is dat je meer inzicht krijgt en daarop handelt.
Tip 4: Prototype driven specification
Om jouw project echt efficiënt te kunnen realiseren, moeten specificaties niet eenmalig worden vastgesteld, maar gedurende het project worden ontwikkeld. Ieder prototype moet actief gebruikt worden om nieuwe eisen te ontlokken en bekende eisen verder aan te scherpen. Hierdoor ontstaat er binnen het project een proces van ‘prototype-driven-specification’. Voortschrijdend inzicht is zo niet een tegenslag die tijd en geld kost, maar kennis die wordt omarmd om bedrijfsprocessen daadwerkelijk veiliger, robuuster en wendbaarder te maken. Doe mij die maar!
Welke aanpak past het best bij jouw project? Dat hangt af van de karakteristieken van jouw proces, technologie en organisatie. Wil je eens van gedachten wisselen? Neem dan contact op met Joost Vrijhoef of met Dries van Diepen. Of e-mail vrijhoef@bostec.nl of diepen@bostec.nl. Wij denken graag met je mee!
