BLOG
DOOR PRINCIPAL CONSULTANT EDWIN VAN PUTTEN
‘Mijn eerste ERP-implementatie ooit was een schitterende technische implementatie: op tijd opgeleverd, binnen budget uitgevoerd en een goed werkend systeem! Helaas was het geen succes. Hoe kan dat dan, hoor ik je denken? Nou, de medewerkers wilden niet met het nieuwe systeem werken. Herkenbaar voor jou als ICT-manager?
Implementatie #fail
Dit resultaat voelde alsof al het werk voor niks was geweest. En door de weerstand van het team kwam er juist extra werk bij. Echt balen. Het voelde als een ontzettend lekker brood, dat niemand wilde eten. Iets dat perfect was, maar niet gewild. Ik dacht bij mijzelf: Dit wil ik nooit meer. Hoe voorkom ik dit?
Van mislukking naar succesvolle implementatie
Wat was er nu aan de hand in bovenstaand project? Dit is eenvoudig te verklaren. De projectgroep had onvoldoende onderzocht hoe de key-users het systeem in hun werkproces inzetten. Hoe voorkomen we dit bij de implementatie bij Boskalis en zorgen we voor de noodzakelijke input?
- We praten met de medewerkers (niet over, maar met)
- We luisteren (écht)
- We onderzoeken wat de key-users precies bedoelen (doorvragen en doorvragen)
Kortom, we willen weten hoe de medewerkers het systeem in hun dagelijkse werkzaamheden gebruiken en hoe zij écht werken. Een implementatie van een nieuw ERP raakt namelijk het gehele organisatieproces. Het systeem zorgt ervoor dat:
- Verschillende werkzaamheden op elkaar aansluiten
- De order via een productieproces leidt tot een factuur
- De factuur door de boekhouding wordt geboekt
Het is essentieel om naar de mensen te luisteren, het team mee te nemen, de processen in kaart te brengen en hun manier van werken eigen te maken als je wilt dat een grote wijziging als een nieuw ERP-systeem succesvol wordt geïmplementeerd én geaccepteerd.
Het project van Boskalis
Boskalis heeft als doel om (internationaal) naar één ERP systeem over te gaan. De implementatie is in meerdere fasen ingedeeld, waarbij telkens een deel van het bedrijf naar het nieuwe systeem over gaat.
Boskalis is bij de eerste implementaties op ‘traditionele wijze’ begonnen door via workshops mensen mee te nemen en op basis van de input technisch het systeem inrichten. Dit zie ik heel vaak. De gedachte is dat dit voldoende is, maar dat is niet het geval. Bij de evaluatie werd duidelijk dat er veel nawerk was (denk aan reparatie, extra training en communicatie) en dat de gebruikersorganisatie ontevreden was. Hoog tijd om het roer om te gooien. Hoog tijd voor changemanagement.
Procesmanagement als basis voor changemanagement
Boskalis neemt de leerpunten uit de eerste implementaties mee in de toekomstige implementaties, waarbij de Offshore Energy bedrijven van Boskalis overgaan naar het nieuwe systeem, anders aanpakken. Door de mensen meer te betrekken en het team mee te nemen in de verandering.
De bestaande processen zijn de basis. Binnen het project wordt hiervoor één persoon aangesteld, die de verschillende processen in kaart brengt en dit bij en met de medewerkers toetst. Procesmanagement wordt als basis voor changemanagement genomen. Hierbij wordt het bestaande proces tegen het nieuwe proces in het nieuwe systeem aangehouden. Het team ziet de verschillen. Met deze verschillen is een dialoog te starten over wat écht nodig is. Dit is precies het onderdeel van ‘het meenemen van mensen’ in de wijziging. Je laat hen zelf nadenken over de wijzigingen die op hen afkomen en geeft hen de mogelijkheid bij te sturen.
Vanaf het prille begin is de gebruikersorganisatie betrokken en eigenaar van het nieuwe proces en systeem. Dit werkt wél. Mensen zijn, ondanks dat ze eigenlijk geen tijd hebben, enthousiast en willen graag mee innoveren. Dat is zo mooi om te ervaren.
Voordelen van procesmanagement
Dé tip voor een succesvolle ERP-implementatie is om procesmanagement de basis te laten zijn van de implementatie. Welke voordelen brengt procesmanagement bij de implementatie van een complex systeem?
- Begrip bij de business
Over hun eigen manier van werken en hoe dit in het nieuwe systeem wordt geborgd. Het is de basis van gesprek tussen het project en de business. Het zorgt dat er co-creatie ontstaat, waarbij de gebruikersorganisatie het eigenaarschap neemt. - Een goede structuur
Dit geeft een raamwerk voor alle beschrijvingen. Het lijkt vaak overdone goed na te denken over deze structuur, maar dat is het juist niet. De structuur moet aanspreken en aansluiten bij de gedachtewereld van de gebruikers. Als je dat voor elkaar krijgt kan iedereen wegwijs worden in datgene wat wordt gemaakt. - Een overzichtelijk raamwerk
Procesmanagement zorgt voor een raamwerk waarbinnen use-cases, testcases, werkinstructies en trainingen worden opgezet. - Eigenaarschap
Procesmanagement zorgt voor eigenaarschap van processen. Essentieel voor een succesvolle ERP-implementatie. - Sterke key-user groep
Dit zorgt dat er snel begrip is. Deze groep zorgt voor een goed verloop van de implementatie in de organisatie. Zij spreken ‘de taal’ van de organisatie.
‘Nu begrijp ik mijn eigen proces’
Met procesmanagement als basis voor changemanagement zorgt Boskalis nu voor een veel eenvoudigere en geaccepteerde overgang van de oude naar de nieuwe situatie, waarbij de gebruikersorganisatie gelukkig is en zonder onderbreking haar werk kan blijven doen.
Een mooie anekdote van een gebruiker in de afgelopen projectvergadering: “Nu begrijp ik mijn eigen proces. Ik overzie het proces en ik kan werken met een systeem waar ik blij van word”.
Een tevreden opdrachtgever en een blij team, dat is wat ik als consultant altijd wil realiseren. En daarom ben ik nu al trots op dit project. We zijn nog niet klaar, het doel van het project is eind 2023 alle Offshore Energy bedrijven van Boskalis te hebben gemigreerd naar InforLN.
Over Boskalis
Boskalis is een Nederlands bedrijf en een van de grootste baggermaatschappijen ter wereld. De belangrijkste activiteiten van Boskalis zijn landaanwinning, de aanleg en het onderhoud van havens en vaarwegen en het beschermen van kusten en oevers. Als toonaangevende aannemer op de internationale baggermarkt en verlener van maritieme diensten bieden zij een unieke combinatie van experts, materieel en diensten. Boskalis levert innovatieve en competitieve totaaloplossingen voor klanten in de offshore energiesector, havens en kust- en deltagebieden van de wereld, waarbij zij de hoogste standaarden van veiligheid en duurzaamheid in acht nemen. In Nederland heeft het bedrijf circa 1.000 medewerkers.
Meer weten?
Stel je vraag gerust aan Edwin van Putten.
