STRUCTUREREN VAN COMPLEXE ONTWERPPROCESSEN MET CONOPS
Steeds vaker zien wij dat organisaties op zoek zijn naar handvatten om complexe en ingrijpende ontwerpprocessen te structureren. Het gebruik van een Concept of Operations (ConOps) of Operational Concept Design (OCD) kan hierbij uitkomst bieden. Het uitgangspunt van de ConOps- en OCD-documenten kan per organisatie en zelfs per project verschillen.
Bostec adviseert organisaties in het vormen van een duidelijke visie. Hierbij staat overeenstemming met de opdrachtgever en de betrokken stakeholders voorop. In de meeste gevallen gaat de beschrijving van een bestaand, nieuw of te optimaliseren systeem of proces vanuit het perspectief van de gebruiker en beschrijft de gewenste situatie, relaties en de impact van de benodigde veranderingen. Wij helpen met het opstellen van de ConOps om zo te komen tot optimalisatie van de processen en een helder document voor stakeholders en bruikbare input voor vervolgstappen.
AANPAK CONOPS
Bij een recente opdracht hebben consultants Niels Mast, Annabelle Dierick en Anjani Kalika onderscheid gemaakt in de ‘wat’- en de ‘hoe’-vraag. Bij het beantwoorden van de ‘wat’-vraag gaat het vooral om het beschrijven van ‘wat’ er benodigd is om te kunnen voldoen aan de functie-eisen van het nieuwe systeem. Hierbij wordt nog niet ingegaan op de ‘hoe’-vraag.
Een voorbeeld
Wanneer een organisatie de doorstroom van reizigers anders wil inrichten, gaat dit vaak gepaard met een verandering rond informatievoorziening:
- De invulling van de ‘wat’ is in dit geval dat informatievoorziening op verschillende niveaus geborgen moet worden, zowel op de toegangswegen als op de website en andere kanalen.
- Bij de ‘hoe’-vraag wordt deze functie gedetailleerder ingevuld. Zo kan er voor een specifiek niveau -zoals de toegangswegen- gekozen worden om bijvoorbeeld dynamische route informatie op basis van real-time traffic data te plaatsen.
- In de ‘hoe’-fase wordt ook nagedacht over hoe je de aanwijzing gaat vormgeven. Dit kan bijvoorbeeld een dynamisch route informatiepaneel en/of een in-car systeem zijn.
Door eerst na te denken over de ‘wat’-vraag, en nog even weg te blijven van de ‘hoe’-vraag, zorg je dat eventuele belemmeringen in de invulling hiervan geen rol spelen. Zo wordt het beeld nog niet vertroebeld door randzaken.
Tijdens de volgende fasen dienen de documenten als belangrijk naslagwerk om context te geven voor de ontwerper en uitvoerder.
Alle stakeholders en overige verantwoordelijken worden hierbij betrokken. Dit biedt de partijen ruimte om mee te denken over de nieuwe situatie en de veranderingen die hiermee gepaard gaan.
De uitgangspunten van de ConOps- en OCD-documenten worden in de praktijk op verschillende manieren gehanteerd. Bostec helpt organisaties om te bepalen welke insteek hierbij de juiste is of helpt een standaard voor grotere organisaties op te stellen. Daarnaast kan Bostec het gehele traject van begin- tot eindfase begeleiden en uitvoeren. Hierin worden ook zaken als o.a. stakeholdermanagement, de nazorg en eventuele aanpassingen naar nieuwe inzichten in de toekomst meegenomen.
Meer weten?
Neem contact op met Niels Mast, Annabelle Dierick of Anjani Kalika.
